商務(wù)文檔管理的重要性不言而喻，一個(gè)項(xiàng)目的周期少則一年，多則數(shù)年，但項(xiàng)目竣工移交之后，商務(wù)工作并沒(méi)有終結(jié)，結(jié)算工作往往要綿延幾個(gè)月到數(shù)年不等。 如此長(zhǎng)的時(shí)間跨度，現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部撤離、商務(wù)人員變動(dòng)在所難免，對(duì)商務(wù)文檔管理提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。最怕到結(jié)算關(guān)鍵時(shí)刻，才發(fā)現(xiàn)一份重要的成果不知所蹤，或者離職人員沒(méi)有進(jìn)行無(wú)縫的交接，帶走了所有的成果和數(shù)據(jù)。正所謂“數(shù)據(jù)無(wú)價(jià)”，這一切都給我們的文檔管理帶來(lái)了風(fēng)險(xiǎn)和不確定因素，也給公司領(lǐng)導(dǎo)或商務(wù)總帶來(lái)各種煩惱。本文將為你介紹怎樣將紙版文件與電子版文件管理得井井有條，不受時(shí)間、空間、人員變動(dòng)影響。建立文檔管理體系 不論紙版文件還是電子版文件，首先應(yīng)該建立一套基本相同的體系。紙版文檔和電子版的文檔絕大部分是能夠疊合的，即既有電子文件，也有紙版文件，如過(guò)程計(jì)量文件、現(xiàn)場(chǎng)簽證文件、索賠文件、商務(wù)函件、分包合同文件、分包月結(jié)等；有些文件只有紙版文件，如設(shè)計(jì)變更通知單、業(yè)主的發(fā)函、監(jiān)理例會(huì)紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要、指令單等；有些文件只有電子版，如現(xiàn)場(chǎng)照片、往來(lái)電子郵件、計(jì)量的成果（包括圖形算量文件、套價(jià)文件等）等等。從文件的來(lái)源進(jìn)行分析，如果是商務(wù)部發(fā)起的文件，電子版都在商務(wù)部，如過(guò)程計(jì)量文件、現(xiàn)場(chǎng)簽證、索賠、商務(wù)函件、分包合同文件、計(jì)量成果、分包結(jié)算文件、現(xiàn)場(chǎng)照片等。除了計(jì)量成果與現(xiàn)場(chǎng)照片因?yàn)樘厥庠?，是不可能全部紙質(zhì)化的，之外的文檔基本都有對(duì)應(yīng)的紙版文件。項(xiàng)目部?jī)?nèi)部其他部門發(fā)起的文件，如施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)施工方案、除商務(wù)函件之外的其他函件、技術(shù)洽商、施工日志等，這些文件主要發(fā)起人是技術(shù)部、資料室、工程部，紙版和電子版都存在于相關(guān)部門。如施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)施工方案的紙版按流程會(huì)發(fā)一份副本到商務(wù)部，但其電子版如果沒(méi)有主動(dòng)發(fā)送，商務(wù)部還得主動(dòng)索要?dú)w檔。外部的資料，如業(yè)主發(fā)函、監(jiān)理例會(huì)紀(jì)要、設(shè)計(jì)變更等等，發(fā)起方為業(yè)主方、監(jiān)理公司、設(shè)計(jì)院等，有些文件可能只有紙版文件，需要?dú)w檔并做好電子臺(tái)帳。根據(jù)法律常識(shí)，紙版原件的有效性遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于復(fù)印件副本以及電子文件（未蓋章的原始版完全無(wú)效、PDF掃描版相當(dāng)于復(fù)印件）。有些電子文件是無(wú)法紙質(zhì)化，但也能作為有效證據(jù)，如現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻文件、錄音文件等。有些文件是重要的成果，雖然無(wú)法紙質(zhì)化，但是卻是項(xiàng)目商務(wù)人員的“命根子”，一旦丟失將會(huì)造成巨大損失，如圖形算量的成果文件，是花費(fèi)了商務(wù)人員通宵達(dá)旦奮斗和努力出來(lái)的寶貴成果。綜上，建立文檔管理的架構(gòu)和體系是首要任務(wù)。分享筆者2010年在某項(xiàng)目上建立的管理項(xiàng)目架構(gòu)和體系如下：
A業(yè)主文件內(nèi)、B分包文件類、C圖紙/技術(shù)文檔、D工程計(jì)量、E公司報(bào)表等等。文件體系建立好后，電子文檔依據(jù)圖一的規(guī)范，建立項(xiàng)目一級(jí)文件夾ABCDE二級(jí)文件夾三級(jí)文件夾……，直至具體文件。電子文件規(guī)范化管理的好處是，作為公司（分公司）級(jí)別的商務(wù)經(jīng)理或商務(wù)總，每個(gè)項(xiàng)目的商務(wù)文檔都是統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化的，商務(wù)經(jīng)理（商務(wù)總）只要拿到全套電子文檔，想查找任何資料都是可以快速定位到該文檔。比如想要找到某份現(xiàn)場(chǎng)簽證文件，只需在：業(yè)主文件A2費(fèi)用申請(qǐng)A2.2簽證費(fèi)用申請(qǐng)中查找，節(jié)省時(shí)間，提高效率。同時(shí)，四級(jí)文件價(jià)中設(shè)置有各種臺(tái)帳文件，比如對(duì)業(yè)主申報(bào)進(jìn)度款的臺(tái)帳、現(xiàn)場(chǎng)簽證、變更費(fèi)用申請(qǐng)臺(tái)帳等，隨時(shí)動(dòng)態(tài)更新調(diào)整，保持狀態(tài)最新。現(xiàn)場(chǎng)商務(wù)部的紙版文件管理與電子文檔一致，保存于商務(wù)部中，確保每個(gè)版塊有專人負(fù)責(zé)、專人管理，需要另開篇章展開。商務(wù)管理云端化 上節(jié)講了文檔的架構(gòu)建立，在項(xiàng)目開始之初，便將文件管理系統(tǒng)設(shè)置齊備，包括各級(jí)文件夾的設(shè)置、臺(tái)帳文檔的設(shè)置，做好固定的模板，新項(xiàng)目伊始，只需按規(guī)范復(fù)制粘貼，修改名稱就可以使用了。項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)后，項(xiàng)目商務(wù)經(jīng)理還需要根據(jù)項(xiàng)目的情況，進(jìn)行文件系統(tǒng)編號(hào)規(guī)則的制定工作，有的公司有文件系統(tǒng)編號(hào)的規(guī)范，可直接參照公司的規(guī)范，進(jìn)行細(xì)化。業(yè)主函件、分包合同、現(xiàn)場(chǎng)簽證、分包月結(jié)等的編號(hào)工作，都得形成一套系統(tǒng)規(guī)范，并給商務(wù)部所有人員進(jìn)行好交底工作，以后大家就嚴(yán)格的按照編號(hào)規(guī)則操作，避免出現(xiàn)缺號(hào)、重復(fù)編號(hào)等現(xiàn)象，保證商務(wù)文檔編號(hào)連續(xù)性、完整性、一致性。前面的兩個(gè)步驟都是為了實(shí)現(xiàn)商務(wù)文檔云端化做準(zhǔn)備。大家知道，商務(wù)部人員少則三五個(gè)，多則十幾人，電子文檔資料分散在每一個(gè)人的手中，每個(gè)人的文件歸檔習(xí)慣不同。有的人文件管理井然有序，有的人電子文件亂七八糟，自己都找不到。即便有了上述的文件管理規(guī)范及系統(tǒng)，但文件仍然分散在商務(wù)部成員的個(gè)人手中。此外，如果有人離職，如果沒(méi)有順利交接文件，對(duì)項(xiàng)目后續(xù)的結(jié)算工作勢(shì)必造成不可估量的影響。為了解決這兩個(gè)問(wèn)題，2010年時(shí)筆者就在某項(xiàng)目整理好了管理規(guī)范，把所有的項(xiàng)目商務(wù)文檔放在一個(gè)移動(dòng)硬盤里面，誰(shuí)要操作更新文檔了，便直接在移動(dòng)硬盤上面操作，這樣雖然也能解決文件分散的問(wèn)題，但有兩個(gè)比較大的弊端，一是移動(dòng)硬盤容易出現(xiàn)故障，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，二是大家不能同時(shí)操作文件。因此，在2012年的某個(gè)新項(xiàng)目中，筆者開始便將商務(wù)文檔放于云盤。經(jīng)過(guò)多方對(duì)比后，筆者選擇了億方云（絕非軟文），一方面是因?yàn)樾詢r(jià)比，另外一方面其定制管理比較靈活，側(cè)重與存儲(chǔ)、共享、文件協(xié)作，并可設(shè)置簡(jiǎn)單的審批流，通過(guò)設(shè)置，商務(wù)經(jīng)理可對(duì)項(xiàng)目部?jī)?nèi)部的合同審閱、變更簽證費(fèi)用申報(bào)的審核，很多公司都已經(jīng)有線上的審批系統(tǒng)了，但這個(gè)簡(jiǎn)易的審批流是上報(bào)公司審批的前置流程，確保商務(wù)部成員發(fā)送到外部的文件，尤其是重要的合同或重大的現(xiàn)場(chǎng)簽證和變更費(fèi)用申請(qǐng)、重要商務(wù)函件等，已經(jīng)過(guò)商務(wù)經(jīng)理的審核和審閱。放置于云盤帶來(lái)了很多的增值服務(wù)，如可以對(duì)人員設(shè)置權(quán)限管理、分配不同的空間、重要的文檔只可讀不可編輯，除超級(jí)管理員外，所有人刪除的文件都可以從回收站找回。員工離職，其賬號(hào)下的文檔可以一鍵回收。另外該云盤支持多系統(tǒng)多平臺(tái)，手機(jī)、電腦都可以訪問(wèn)，超級(jí)管理員可以設(shè)置訪問(wèn)所有項(xiàng)目的文檔，確保所有文件的管理權(quán)限都掌握在公司商務(wù)經(jīng)理或商務(wù)總或公司主要領(lǐng)導(dǎo)手中，需要任何數(shù)據(jù)可以隨時(shí)提取。可查看文件的修改記錄，也可隨時(shí)回溯到某個(gè)時(shí)間點(diǎn)的某個(gè)版本，避免誤刪誤修改。下圖是某項(xiàng)目云端文檔的示意圖見圖二：云盤建立起來(lái)了，商務(wù)文檔的架構(gòu)建立起來(lái)了，再根據(jù)每人的工作分工，對(duì)每個(gè)人的管理權(quán)限進(jìn)行分工，避免出現(xiàn)誤操作的情況（詳見圖三）。商務(wù)文檔云端化，解決了文檔分散的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了文檔的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，避免文檔丟失篡改的風(fēng)險(xiǎn)。高級(jí)版云盤一個(gè)成員每年的投入也就480元/年，按3年10個(gè)人計(jì)算，一個(gè)項(xiàng)目的投入也就在14400元，這對(duì)一個(gè)合同額上億的項(xiàng)目來(lái)講，確實(shí)不是太大的投入，但卻改變了大家文檔通過(guò)微信傳遞的習(xí)慣，隨時(shí)實(shí)時(shí)同步到云端，團(tuán)隊(duì)每個(gè)人員都能實(shí)時(shí)的更新項(xiàng)目的商務(wù)文檔。紙版文檔電子化 有一部商務(wù)文檔，在電子文檔定稿打印后，最終以紙版的形式走各種流程。例如，一份現(xiàn)場(chǎng)簽證或一份過(guò)程計(jì)量報(bào)告，確保已經(jīng)走完所有的流程，簽字蓋章齊全，安排專人將其紙版掃描成PDF版并按規(guī)則命名，歸檔于電子文檔定稿版文件夾中，再將紙版文件正式歸檔于文件柜，歸檔工作才畫上句號(hào)。高清掃描的文件更便于傳閱、攜帶、查閱、打印。現(xiàn)在很多的業(yè)主方除了要求提供紙版結(jié)算文件，還要求提供完整的電子版文件，申報(bào)結(jié)算時(shí)只需將文件系統(tǒng)中的掃描版整理好即可，避免在結(jié)算時(shí)，出現(xiàn)扎堆掃描、復(fù)印的情況。總結(jié) 綜合筆者多年多個(gè)項(xiàng)目的實(shí)際操作體驗(yàn)，商務(wù)文檔云端化可以解決總承包施工企業(yè)項(xiàng)目商務(wù)文檔管理現(xiàn)實(shí)中存在的各種問(wèn)題，消除了商務(wù)部?jī)?nèi)部人員之間文檔傳遞的隱患，既提高了團(tuán)隊(duì)工作效率，又防范了風(fēng)險(xiǎn)，投入也不大，值得大家推廣使用。 |
